AI Act y ChatGPT: lo que te exige la ley si tus empleados lo usan (y lo que no)

Si te preocupa el AI Act y ChatGPT en tu empresa, empiezo por la buena noticia: para quien solo usa ChatGPT, el Reglamento Europeo de IA pide poco, y todo es concreto. La mala noticia es que lo que de verdad duele no está en esa ley. Está en lo que tu gente pega en el chat, en la cuenta desde la que lo hace y en lo que conecta.

"¿Podemos usar ChatGPT con el AI Act?" es una pregunta legítima, pero es la pregunta corta. La larga es otra: qué pasa con el dato cuando sale de casa. La primera la responde un abogado en cinco minutos. La segunda es trabajo de seguridad, y es donde casi nadie está mirando.

En este artículo separo las dos cosas: lo que el reglamento te exige de verdad como empresa usuaria, con las fechas ya corregidas tras el Ómnibus digital sobre IA (Reglamento (UE) 2026/1744), y lo que yo exigiría por política aunque la ley no lo pida.

¿Puede mi empresa usar ChatGPT con el AI Act? Sí, y eso es lo de menos

Usar ChatGPT en la empresa es legal. El AI Act no prohíbe los asistentes de IA generativa ni exige autorización previa para usarlos. Lo que hace es repartir obligaciones según el papel que juegas, y aquí conviene tener claros dos términos.

El proveedor es quien desarrolla el sistema o el modelo y lo pone en el mercado con su nombre. En ChatGPT, ese es OpenAI. El responsable del despliegue (el famoso deployer) es, según el artículo 3.4 del Reglamento (UE) 2024/1689, quien "utilice un sistema de IA bajo su propia autoridad", salvo el uso personal no profesional. Si tu plantilla usa ChatGPT para trabajar, tu empresa es responsable del despliegue.

Las obligaciones de los modelos de IA de uso general (documentación técnica, política de derechos de autor, resumen de datos de entrenamiento) son del proveedor del modelo, no tuyas. Se aplican desde el 2 de agosto de 2025. No tienes que auditar a OpenAI para cumplir el AI Act. Si quieres el mapa completo de roles, lo explico en qué es el EU AI Act y a quién aplica.

¿En qué nivel de riesgo cae ChatGPT? IA de riesgo limitado y mínimo, sin pirámide

La "IA de riesgo limitado" no es un término del articulado. Es la forma divulgativa de llamar a los sistemas que solo tienen obligaciones de transparencia. La propia Comisión Europea ya habla de cuatro niveles: riesgo inaceptable, alto riesgo, riesgo de transparencia (lo que antes se llamaba limitado) y riesgo mínimo o nulo. Y para el riesgo mínimo deja claro que el AI Act no introduce normas.

El uso normal de ChatGPT en una oficina (redactar, resumir, traducir, preparar una presentación) vive entre el riesgo mínimo y el de transparencia. No hay evaluación de conformidad, ni registro, ni marcado CE.

El nivel no lo decide la herramienta, lo decide el uso. El mismo ChatGPT que redacta un correo pasa a otra liga si alguien lo usa para "analizar y filtrar las solicitudes de empleo y evaluar a los candidatos", que es literalmente uno de los casos de alto riesgo del Anexo III (punto 4, empleo). Ahí aparecen las obligaciones del responsable del despliegue de alto riesgo, aplicables a partir del 2 de diciembre de 2027 tras el Ómnibus. Y hay un matiz delicado: el artículo 25.1.c) dice que quien modifica la finalidad prevista de un sistema, "incluido un sistema de IA de uso general", hasta convertirlo en alto riesgo pasa a ser considerado proveedor. Si alguien en tu empresa está cribando currículos con un chat, esa conversación es para Legal, no para el equipo de RR. HH.

Las 3 obligaciones reales si tus empleados usan ChatGPT

Si no tocas procesos de alto riesgo, el AI Act se resume en tres cosas.

1. Alfabetización en IA (artículo 4), reescrito por el Ómnibus

El artículo 4 se aplica desde el 2 de febrero de 2025, pero su texto ya no es el original. El Ómnibus lo sustituyó y ahora dice que proveedores y responsables del despliegue "adoptarán medidas para apoyar la promoción de la alfabetización en materia de IA" de su personal, y añade que la obligación "no exige" garantizar "un nivel específico" de alfabetización de ninguna persona. Antes hablaba de garantizar "un nivel suficiente". Si leíste mi artículo sobre la formación obligatoria en IA, ten en cuenta este cambio.

Que la obligación sea más blanda no significa que haya desaparecido. En sus preguntas y respuestas sobre alfabetización, actualizadas tras el Ómnibus, la Comisión responde a este caso: una empresa cuyos empleados usan ChatGPT para redactar textos publicitarios o traducir, ¿tiene que cumplir el artículo 4? La respuesta es sí: esa gente debe conocer los riesgos concretos, como las alucinaciones. No hace falta certificado. Guardar registro es opcional, pero yo lo haría siempre: es tu prueba de que adoptaste medidas.

2. Transparencia cuando ChatGPT habla por tu empresa (artículo 50)

Las obligaciones de transparencia del artículo 50 se aplican desde el 2 de agosto de 2026. Para una empresa usuaria hay tres casos que importan:

• Un chatbot propio de cara al cliente. Si montas un asistente sobre la API de un modelo y lo ofreces con tu marca, lo más probable es que seas proveedor de ese sistema. Entonces te toca el artículo 50.1: la persona tiene que saber que habla con una IA, salvo que resulte evidente. Encaja tu caso con Legal.
• Texto publicado para informar al público sobre asuntos de interés público. Si lo genera la IA, hay que decirlo, salvo que haya pasado por revisión humana o control editorial y alguien asuma la responsabilidad editorial. La Comisión aclara que pasar el corrector ortográfico no cuenta como revisión.
• Ultrasuplantaciones (deepfakes) de imagen, audio o vídeo: hay que etiquetarlas como generadas o manipuladas.

El marcado técnico del contenido generado (artículo 50.2) es obligación del proveedor del modelo, no tuya. Para los sistemas ya en el mercado antes del 2 de agosto de 2026, el Ómnibus da al proveedor hasta el 2 de diciembre de 2026. La Comisión completó el marco con unas directrices sobre el artículo 50 y un código de buenas prácticas voluntario sobre marcado y etiquetado.

3. No cruzar a prácticas prohibidas (artículo 5)

Las prohibiciones del artículo 5 (técnicas manipuladoras, puntuación social, inferir emociones de las personas en el lugar de trabajo, entre otras) se aplican desde febrero de 2025. El uso ofimático de ChatGPT no se acerca a ellas, pero conviene que la política lo diga en voz alta. El Ómnibus añade dos prohibiciones nuevas, sobre imágenes íntimas no consentidas y material de abuso sexual infantil generados con IA, aplicables desde el 2 de diciembre de 2026.

¿Qué fechas del AI Act te afectan si usas ChatGPT?

Tras el Ómnibus digital, el calendario que importa a una empresa usuaria de ChatGPT tiene cinco hitos. Solo dos te tocan de lleno; el resto depende de cómo uses la herramienta. El calendario completo, con el alto riesgo del Anexo I y los sandboxes, lo tienes en las fechas reales del EU AI Act tras el Ómnibus.

¿Y quién vigila? En España, la autoridad es la AESIA, que ha publicado guías no vinculantes para aplicar el reglamento. Ojo a un detalle: el proyecto de ley orgánica que adaptaba el régimen sancionador español figura como caducado en el Congreso desde el 6 de octubre de 2026, con la disolución de las Cortes. El reglamento europeo se aplica igual porque es directamente aplicable, pero el desarrollo nacional vuelve a la casilla de salida. El detalle de los importes lo tienes en las multas del EU AI Act.

Lo que el AI Act no cubre y te va a doler

Casi todo el riesgo de ChatGPT en una empresa está fuera del AI Act. El reglamento regula sistemas de IA, no lo que tu gente hace con tus datos dentro de ellos. Eso lo regulan el RGPD, el secreto empresarial, tus contratos de confidencialidad y, sobre todo, tus controles.

Los datos que entran en el chat

Un contrato con datos de clientes pegado para "resumirlo", una hoja de nóminas para "darle formato", el código de una aplicación interna para "encontrar el fallo". Ninguno de esos gestos incumple el AI Act. Varios pueden incumplir el RGPD, un acuerdo de confidencialidad o la protección de tu secreto empresarial. La clasificación de la información que ya tienes (pública, interna, confidencial) es la herramienta que mejor funciona aquí. Solo hay que aplicarla también al chat.

¿Cuenta personal o cuenta corporativa?

Aquí está la diferencia que más me importa, y no es jurídica. Según el centro de ayuda de OpenAI, en las cuentas individuales (Free, Plus y Pro) OpenAI puede usar el contenido para entrenar sus modelos salvo que el usuario lo desactive. En ChatGPT Business, Enterprise, Edu y la API, por defecto no lo hace, según su página de privacidad empresarial. Además, en la cuenta corporativa tú controlas quién entra, qué se retiene y qué se conecta. En la cuenta personal de un empleado no controlas nada, y cuando se va de la empresa, el historial se va con él.

Conectores: el chat con llaves de tu correo

ChatGPT puede conectarse a correo, almacenamiento y calendario mediante aplicaciones. En un espacio de trabajo corporativo, los administradores deciden cuáles se habilitan. En una cuenta personal, el empleado concede el acceso con un clic y nadie lo revisa. Es el mismo patrón que describí en Shadow AI 2.0 y los permisos OAuth: el riesgo no es la IA, es el permiso que le has dado sin saberlo.

El empleado que monta su propio GPT personalizado

Un GPT personalizado se construye en una tarde: unas instrucciones, unos ficheros de referencia y, si se quiere, acciones contra otros sistemas. Por eso proliferan. Alguien de compras se monta uno con las tarifas de proveedores; alguien de RR. HH., otro con el convenio y las evaluaciones del equipo. Es la versión ofimática del vibe coding: cualquiera construye una herramienta y nadie la revisa.

El GPT deja de ser "una cosa mía" en tres situaciones: cuando sostiene un proceso del que depende el negocio, cuando lleva dentro datos de clientes o de empleados, y cuando se acerca a un uso del Anexo III. En la tercera cambia hasta tu papel ante el reglamento.

El control no es prohibirlos, es verlos. Que estén en el inventario con un responsable, que se revisen antes de compartirse fuera del equipo y que nadie meta datos personales sin pasar por el DPO. Si no tienes inventario, empieza por aquí: cómo construir un inventario de sistemas de IA.

¿Qué debe incluir una política de uso de ChatGPT?

Una política de uso de ChatGPT útil cabe en una página y responde tres preguntas: qué está permitido, qué está prohibido y qué hay que preguntar antes. Lo demás es literatura.

• Permitido: redactar, resumir y traducir información pública o interna, siempre desde la cuenta corporativa y con revisión humana de lo que sale.
• Prohibido: pegar datos personales de clientes o empleados, información confidencial o código propietario; usar cuentas personales para trabajo; conectar correo o almacenamiento sin aprobación.
• Preguntar antes: cualquier uso en selección de personal, evaluación de empleados o decisiones sobre clientes; cualquier GPT que se vaya a compartir; cualquier chatbot de cara al público.

Y una regla que repito siempre: prohibir ChatGPT entero no funciona. La gente lo seguirá usando desde el móvil, desde casa o desde la cuenta personal, y habrás cambiado un riesgo visible por uno invisible. Es el camino directo al Shadow AI. Si quieres el detalle sección a sección, lo tienes en cómo redactar una política de uso aceptable de la IA.

Mi opinión como CISO

Trabajo en el sector nuclear, un entorno regulado y procedimentado hasta el último detalle. Allí la pregunta "¿es legal?" casi nunca es la importante, porque se da por hecha. La que importa es "¿qué pasa con este dato cuando sale de aquí?". Con ChatGPT pasa lo mismo, y me preocupa ver tantos comités que se quedan en la primera.

El AI Act ha hecho bien en no meter el uso ofimático de la IA en la misma bolsa que un sistema que decide a quién se contrata. Pero esa proporcionalidad tiene un efecto secundario: muchas empresas leen "riesgo mínimo" y entienden "riesgo cero". Y el riesgo mínimo es para el reglamento, no para tus datos. Una fuga de información confidencial por una cuenta personal no sale en ningún artículo del AI Act y te hace el mismo daño.

Tampoco voy a fingir que esto se resuelve con una política firmada. La política es el suelo. Encima hacen falta cuentas corporativas que la gente quiera usar, porque si la herramienta oficial es peor que la gratuita, ganará la gratuita. Hace falta formación que explique por qué, no solo qué. Y hace falta visibilidad para saber qué se usa de verdad. Esa parte es la difícil, y no la tiene resuelta nadie del todo, yo incluido.

Checklist rápido: ChatGPT en tu empresa en 6 puntos

Si me preguntase otro CISO por dónde empezar, le pasaría estos seis puntos. Los dos primeros cubren lo que pide el AI Act; los otros cuatro, lo que el AI Act no mira.

1. Da cuentas corporativas y retira las personales

Una cuenta de empresa con inicio de sesión centralizado, retención definida y sin entrenamiento por defecto. Sin ella, el resto de controles no tiene dónde apoyarse. Después, comunica que las cuentas personales no se usan para trabajar.

2. Forma a la plantilla y deja registro (artículo 4)

Una formación breve adaptada al rol: qué es la IA generativa, alucinaciones, sesgos, qué datos no entran nunca y a quién se pregunta. Guarda quién la hizo y cuándo. Es la evidencia de que adoptaste medidas.

3. Aplica tu clasificación de datos al chat

La información confidencial y los datos personales de clientes o empleados no entran en ChatGPT salvo en casos aprobados. Usa la clasificación que ya tienes; no inventes una nueva para la IA.

4. Revisa los conectores

Lista qué aplicaciones están conectadas a correo, almacenamiento y calendario, quién las aprobó y con qué permisos. Deshabilita por defecto y habilita solo lo que tenga un responsable.

5. Inventaria los GPTs personalizados

Cada GPT que se use para trabajo, con su responsable, los datos que contiene y con quién se comparte. Marca los que se acerquen a selección de personal, evaluación de empleados o decisiones sobre clientes y pásalos por Legal.

6. Publica la política y pide que se firme

Una página con lo permitido, lo prohibido y lo que hay que preguntar antes. Firmada, comunicada y revisada cada pocos meses mientras la organización madura su uso de la IA.

Para cerrar

El AI Act te pide formar a tu gente, avisar cuando ChatGPT habla por tu empresa y no meterlo en procesos de alto riesgo sin control. Es poco, y es concreto. Lo que no te pide es saber qué datos salen por el chat, desde qué cuentas y con qué permisos. Ese trabajo es tuyo.

Haz un recuento sencillo: cuántas personas usan ChatGPT en tu empresa y cuántas lo hacen desde una cuenta corporativa. Si no sabes la primera cifra, ya tienes tu primer trabajo. Si la sabes y no coincide con la segunda, también.

Preguntas frecuentes

¿Es legal usar ChatGPT en la empresa con el AI Act?

Sí. El AI Act no prohíbe usar asistentes de IA generativa ni exige autorización previa. Si tu plantilla usa ChatGPT para trabajar, tu empresa es responsable del despliegue y tiene obligaciones concretas: promover la alfabetización en IA (artículo 4), cumplir la transparencia del artículo 50 cuando la IA habla o publica en nombre de la empresa y no usarla en prácticas prohibidas ni en procesos de alto riesgo sin control.

¿ChatGPT es un sistema de IA de alto riesgo?

No por sí mismo. El nivel de riesgo depende del uso, no de la herramienta. Redactar, resumir o traducir queda entre el riesgo mínimo y el de transparencia. Pero si se usa para filtrar currículos o evaluar candidatos, entra en un caso del Anexo III, cuyas obligaciones de alto riesgo se aplican desde el 2 de diciembre de 2027 tras el Ómnibus digital. Ese uso conviene revisarlo con Legal.

¿Qué es la IA de riesgo limitado?

Es la forma divulgativa de llamar a los sistemas de IA que solo tienen obligaciones de transparencia; la Comisión Europea ya lo llama riesgo de transparencia. Incluye, por ejemplo, los chatbots que interactúan con personas y el contenido generado o manipulado por IA. La obligación principal es que la persona sepa que habla con una IA o que el contenido es artificial. Se aplica desde el 2 de agosto de 2026.

¿Tengo que formar a mis empleados para usar ChatGPT?

Sí. El artículo 4 del AI Act, reescrito por el Ómnibus digital, obliga a adoptar medidas para promover la alfabetización en IA del personal, aunque ya no exige garantizar un nivel concreto. La Comisión Europea confirma que una empresa cuyos empleados usan ChatGPT debe informarles de riesgos como las alucinaciones. No hace falta certificado, pero conviene guardar registro de la formación.

¿Necesito una política de uso de ChatGPT?

El AI Act no la exige de forma expresa, pero es la herramienta más útil para cumplir lo que sí exige y para cubrir lo que no regula: datos personales, información confidencial, cuentas personales y conectores. Una buena política cabe en una página y responde tres preguntas: qué está permitido, qué está prohibido y qué hay que consultar antes.

Fuentes

• EUR-Lex - Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento de Inteligencia Artificial). Texto oficial: artículos 3.4, 4, 5, 25, 50, 113 y Anexo III.
• EUR-Lex - Reglamento (UE) 2026/1744 (Ómnibus digital sobre IA). Publicado en el DOUE el 24 de julio de 2026. Reescribe el artículo 4, mueve las fechas de alto riesgo y añade el plazo de marcado del artículo 50.2.
• Comisión Europea - AI Literacy: Questions & Answers. Preguntas y respuestas sobre el artículo 4, actualizadas tras el Ómnibus; incluye el caso de empleados que usan ChatGPT.
• Comisión Europea - Transparency obligations under Article 50 of the AI Act. Preguntas frecuentes sobre el artículo 50: chatbots, texto de interés público, deepfakes y plazos.
• Comisión Europea - Directrices sobre las obligaciones de transparencia (artículo 50). Directrices de la Comisión para proveedores y responsables del despliegue.
• Comisión Europea - Code of Practice on Transparency of AI-generated Content. Código de buenas prácticas voluntario sobre marcado y etiquetado de contenido generado por IA.
• Comisión Europea - AI Act: regulatory framework. Niveles de riesgo y calendario oficial de aplicación.
• AESIA - Guías para el cumplimiento del Reglamento de IA. Guías no vinculantes de la autoridad española de supervisión.
• Congreso de los Diputados - Proyecto de Ley Orgánica para el buen uso y la gobernanza de la IA (121/000096). Ficha oficial: concluido (caducado) desde el 6 de octubre de 2026.
• OpenAI - How your data is used to improve model performance. Uso de datos para entrenamiento en cuentas individuales y empresariales.
• OpenAI - Enterprise privacy. Compromisos de privacidad de ChatGPT Business, Enterprise, Edu y la API.